نموذج امتحان مقابلة مساعد مشتريات - موظف لوجستي لمساعدتك في الاستعداد لمقابلتك ، قمنا بتجميع قائمة بأسئلة وأجوبة مقابلة مساعد لوجيستيات . تريد أن تكون مستعدًا للإجابة على بعض الأسئلة حول تجربتك في العمل مع الموردين ، بالإضافة إلى معرفتك بالتسعير والتفاوض على العقد. قد يتم سؤالك أيضًا عن تجربتك مع برامج الشراء.
تعرف على المهارات والصفات التي يبحث عنها القائمون بالمقابلات من مساعد اللوجيستي ، وما هي الأسئلة التي يمكن أن تتوقعها ، وكيف يجب أن تبدأ في الإجابة عليها.
أسئلة وأجوبة مقابلة مساعد لوجيستي
- هل أنت على دراية بأنواع العقود المختلفة التي يستخدمها شركاء المشتريات بشكل شائع؟
لقد عملت في مجال المشتريات لمدة ثلاث سنوات ، لذا فأنا على دراية بجميع أنواع العقود. العقد الأكثر شيوعًا هو الاتفاقية المفتوحة ، والتي تسمح لكلا الطرفين بإجراء عمليات شراء دون أي قيود أو قيود. يتم استخدام عقد ثابت السعر عندما تعرف الشركة بالضبط ما تريد شرائه بسعر محدد. تُستخدم عقود الوقت والمواد عادةً عندما لا تعرف الشركة بالضبط ما تحتاج إلى شرائه ولكن لديها ميزانية للمشروع .
- ما هي أهم الصفات لشريك المشتريات الناجح؟
يجب أن يتمتعوا أيضًا بمهارات اتصال ممتازة لأنهم غالبًا ما يتعاونون مع محترفين آخرين في أقسام مختلفة. يجب أن يكون شركاء المشتريات قادرين أيضًا على إدارة وقتهم جيدًا نظرًا لوجود الكثير من المهام التي يتعين عليهم القيام بها دائمًا. أعتقد أن هذه الصفات الثلاث ضرورية لأي شخص يعمل في مجال المشتريات .
- كيف يمكنك البقاء على اطلاع دائم بآخر الاتجاهات والتطورات في مجال المشتريات؟
أنا متحمس لحياتي المهنية وأتوق دائمًا إلى معرفة المزيد عن المشتريات. أشترك في العديد من المنشورات التجارية والنشرات الإخبارية التي تطلعني على آخر الأخبار والتطورات في هذا المجال. كما أنني أحضر المؤتمرات والندوات التي تستضيفها هذه المطبوعات والمنظمات الأخرى. أجد أن التواصل مع الآخرين هو أحد أفضل الطرق للتعرف على ما يحدث في الصناعة .
- ما هي خبرتك في التفاوض على العقود مع البائعين؟
في منصبي الأخير ، كنت مسؤولاً عن التفاوض على العقود مع البائعين والموردين. كان أحد أكبر التحديات التي واجهتنا هو العثور على مصادر جديدة للمواد الخام بتكاليف أقل دون التضحية بالجودة. بعد البحث عن عدة خيارات ، وجدت موردًا يمكنه تزويدنا بمواد عالية الجودة بتكلفة أقل من بائعنا الحالي.
- قدم مثالاً على وقت كان عليك فيه إدارة مخزون كبير من المنتجات والمواد.
في دوري الأخير ، قمت بإدارة مخزون كبير من المنتجات التي كان البائعون يقومون بتسليمها باستمرار. لتتبع كل شيء ، استخدمت نظام قاعدة بيانات عبر الإنترنت حيث يمكنني إدخال جميع المواد الواردة وتحميل الإيصالات للشحنات الصادرة. وقد ساعدني ذلك على البقاء منظمًا وضمان حصول شركتنا على المواد المناسبة في الوقت المحدد .
- إذا تم تعيينك ، ما هي أولوياتك خلال الأسابيع القليلة الأولى لك في الوظيفة؟
سأبدأ بتعلم برنامج المشتريات الخاص بالشركة ، والذي أعرفه بالفعل من وظيفتي السابقة. بعد ذلك ، سألتقي بمديري لمناقشة توقعاتهم بالنسبة لي وما يريدون رؤيته مني خلال الأسابيع القليلة الأولى في العمل. بعد ذلك ، سأبدأ في البحث عن الموردين والاتصال بهم بشأن الشراكات المحتملة .
- ماذا ستفعل إذا لاحظت أن الشركة كانت تدفع مبالغ زائدة باستمرار مقابل منتجات أو خدمات معينة؟
إذا لاحظت أن الشركة كانت تدفع مبالغ زائدة مقابل منتجات أو خدمات معينة ، فسأبحث أولاً عن سبب دفعنا أكثر من الشركات الأخرى. إذا كان المنتج الذي نحتاجه ولا توجد بدائل متاحة بسعر أقل ، فسأحاول التفاوض مع موردنا للحصول على صفقة أفضل.
- ما مدى جودة عملك تحت الضغط؟
في دوري السابق كشريك مشتريات ، كنت مسؤولاً عن العثور على موردين لمنتجات شركتنا. في أحد الأيام ، اندلع حريق في أحد موردينا الرئيسيين في منشآتهم ، مما دفعهم إلى إيقاف الإنتاج على جميع منتجاتهم. كنا بحاجة إلى إيجاد موردين جدد بسرعة حتى نتمكن من مواصلة بيع منتجاتنا. بدأت على الفور في الاتصال بالموردين الآخرين لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم ملء حلول لموردنا حتى يتمكنوا من استئناف الإنتاج. في غضون أسبوعين ، وجدنا ثلاثة موردين جدد يمكنهم إنتاج مخزون كافٍ لتلبية احتياجاتنا .
- هل لديك أي خبرة في العمل مع برامج إدارة سلسلة التوريد؟
لم تتح لي الفرصة مطلقًا للعمل مع برنامج إدارة سلسلة التوريد ، ولكني مهتم جدًا بمعرفة المزيد عنها. في دوري السابق بصفتي مساعد مشتريات ، كنت مسؤولاً عن إدارة جميع الطلبات الواردة من البائعين والموردين. أود إدخال كل طلب في نظام المخزون الخاص بشركتنا حتى نتمكن من تتبع العناصر المتاحة وأيها يلزم إعادة ترتيبها .
- عند التفاوض مع مورد محتمل ، ما هي أفضل طريقة لبناء علاقة؟
أجد أنه من المفيد التعرف على عمل المورد قبل مقابلته شخصيًا. يساعدني هذا في فهم أهدافهم وتحدياتهم حتى أتمكن من الارتباط بهم على المستوى الشخصي. عند مقابلة مورد جديد ، أحاول دائمًا أن أكون ودودًا ومرحبًا. كما أنني أتأكد من شكرهم على وقتهم وجهدهم ، لأن بناء علاقة جزء مهم من التفاوض على العقود .
- نريد تحسين جهود الاستدامة لدينا. ما هي إحدى الإستراتيجيات التي ستستخدمها لتقليل تأثيرنا على البيئة؟
سأبدأ بالبحث عن المنتجات الأكثر ملاءمة للبيئة. ثم سأجد الموردين الذين يقدمون هذه المنتجات بأسعار تنافسية. تساعدني هذه الإستراتيجية في ضمان شراء سلع مستدامة مع توفير الأموال أيضًا في تكاليف الشراء .
- كيف تقوم بتقييم الموردين والبائعين
أبدأ بمراجعة موردينا الحاليين وموردينا لمعرفة ما إذا كانت هناك أي فرص لتحقيق وفورات في التكاليف أو مزايا إضافية يمكن أن نحصل عليها من خلال الموردين أو البائعين الجدد. ثم أقوم بالبحث عن الموردين والبائعين المحتملين بناءً على معرفتي بالصناعة والبحث عن الشركات التي تقدم منتجات مماثلة بأسعار تنافسية. بعد البحث عن كل مورد وبائع ، أقوم بمقارنة قدراتهم وخدماتهم لتحديد الأفضل منها لتلبية احتياجاتنا .
- ما الذي يجعلك أفضل مرشح لمنصب مساعد لوجستيات لدينا هذا؟
أنا متحمس لإيجاد طرق جديدة لتوفير المال لصاحب العمل. مهارات الاتصال الخاصة بي هي أيضًا من الدرجة الأولى ، وهذا هو السبب في أنني سأكون قادرًا على التعاون بشكل جيد مع أعضاء الفريق الآخرين.
- ما هو برأيك أهم شيء يمكن أن يفعله المساعد اللوجيستي لمساعدة شركاتهم على النجاح؟
شركاء المشتريات لديهم وظيفة مهمة في مساعدة شركاتهم على النجاح لأنهم غالبًا ما يكونون مسؤولين عن إيجاد أفضل الصفقات على المنتجات والخدمات. أعتقد أن أحد أهم الأشياء التي يمكننا القيام بها هو العثور على موردين يقدمون سلعًا عالية الجودة بأسعار تنافسية. يساعد هذا في ضمان حصول شركتنا على ما تحتاجه مع توفير المال أيضًا .
- كم مرة تتخذ قرارات الشراء؟
في منصبي الحالي كشريك مشتريات ، أنا مسؤول عن اتخاذ جميع قرارات الشراء المتعلقة بالمواد والإمدادات. ومع ذلك ، إذا كانت هناك مشكلة تتطلب المزيد من المدخلات مني ، فأنا أعمل مع مشرفي لإيجاد حلول. على سبيل المثال ، في الشهر الماضي بدأنا نفاد الورق ونحتاج إلى طلب المزيد.
- هل تعرف دورة الشراء؟
لقد عملت في مجال المشتريات لمدة ثلاث سنوات حتى الآن ، لذا فأنا على دراية بدورة الشراء بأكملها. في دوري الحالي ، أعمل مباشرة مع البائعين للتفاوض بشأن أسعار المنتجات التي نحتاجها. ومع ذلك ، فأنا أعتمد أيضًا على المعلومات من الإدارات الأخرى لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الموردين الذين يجب عليهم الاختيار. على سبيل المثال ، إذا كان التسويق يحتاج إلى حملة جديدة بحلول الأسبوع المقبل ، فسأراجعهم لمعرفة ما الذي يعملون عليه ومتى يحتاجون إليه. بعد ذلك ، يمكنني توصيل هذه المعلومات إلى المورد حتى يعرف بالضبط ما نحتاجه .
- ما هي أهم صفات مساعد لوجيستي الناجح؟
أعتقد أن أهم جودة لمساعد مشتريات ناجح هي التنظيم. أنا بطبيعة الحال شخص منظم ، لذا فإن الأمر سهل بالنسبة لي. ومع ذلك ، فقد تعلمت العديد من النصائح والحيل على مر السنين للبقاء على رأس المهام الخاصة بي. ميزة أخرى مهمة هي الاهتمام بالتفاصيل. غالبًا ما يتعامل مساعدو المشتريات مع المعلومات الحساسة ، لذلك من المهم توخي الحذر عند إدخال البيانات وحفظ السجلات.
- كيف تتعامل مع موقف يرفض فيه البائع منحك سعرًا أفضل؟
في وظيفتي الأخيرة كمساعد مشتريات ، عملت مع بائع رفض منحنا خصمًا على طلبنا من اللوازم المكتبية. ومع ذلك ، لاحظت أنهم كانوا يقدمون خصمًا لشركات أخرى في صناعتنا. لذلك ، اتصلت بالشركة وسألتهم عن سبب عدم حصولنا على الخصم نفسه. أخبروني أنهم قد عرضوا بالفعل أفضل صفقة يمكنهم تقديمها. بحثت عن شركات أخرى في صناعتنا ووجدت واحدة كانت تدفع أقل منا. اتصلت بالشركة الأولى وأوضحت أننا سنطلب من مورد آخر ما لم يعطونا نفس الخصم. وافقت الشركة على مطابقة السعر الأقل .
- إذا رفض البائع تسليم البضائع ، فما هو مسار عملك؟
سأحاول أولاً الاتصال بالبائع عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني لمعرفة سبب عدم تسليم البضائع بعد. إذا لم أحصل على إجابة منهم ، فسأقوم بالاتصال بمديري لإعلامهم بما حدث. سيقررون ما إذا كنا بحاجة إلى اتخاذ مزيد من الإجراءات. في بعض الحالات ، قد نضطر إلى تقديم شكوى ضد البائع. هذا هو الوقت الذي أبدأ فيه البحث عن مورد آخر .
- ماذا ستفعل إذا اكتشفت أن البضائع التي اشتريتها كانت ذات جودة رديئة؟
إذا اكتشفت أن البضائع ذات جودة رديئة ، فسأحاول أولاً حل المشكلة مع المورد. إذا لم ينجح ذلك ، فسوف أبلغ مشرفي حتى نتمكن من تحديد أفضل السبل للمتابعة. في بعض الحالات ، قد يكون إرجاع البضائع أكثر فعالية من حيث التكلفة بدلاً من استبدالها. ومع ذلك ، في حالات أخرى ، قد يكون من الأفضل طلب استرداد أو استبدال من الشركة المصنعة .
- متى يكون من المناسب طلب الموافقة من مشرفك قبل الشراء؟
في دوري السابق ، كنت مسؤولاً عن طلب اللوازم المكتبية. في وقت من الأوقات ، كنا نفد من المواد الغذائية الأساسية ، لذلك طلبت المزيد دون أن أسأل مشرفتي أولاً. ومع ذلك ، عندما وصلت الشحنة ، اتضح أنني طلبت الكثير من المواد الغذائية الأساسية. أخبرني مشرفي في المستقبل أن أتحقق منهم قبل تقديم طلب لتجنب هذا الموقف مرة أخرى .
- صِف تجربتك في استخدام برنامج اكسل وبرامج الأعمال الأخرى.
في دوري السابق كمساعد مشتريات ، عملت بشكل مكثف مع Microsoft Excel. لقد أنشأت ميزانيات لأقسام مختلفة داخل الشركة ، وتتبعت مدفوعات البائعين وحسبت مستويات المخزون. لقد استخدمت أيضًا جداول بيانات Google لإنشاء تقارير عن أرقام المبيعات وبيانات العملاء. هذان البرنامجان هما البرنامجان الأكثر راحة في استخدامه ، ولكن يمكنني أيضًا العمل مع Access و Powerpoint و Tableau.
- ما هي أدوار العمل التي شغلتها سابقًا؟
بدأت حياتي المهنية كمساعد مشتريات مبتدئ في شركة صغيرة حيث كنت مسؤولاً عن طلب الإمدادات وإدارة عقود البائعين. بعد عامين هناك ، انتقلت إلى مؤسسة أكبر حيث أصبحت مساعد مشتريات أول. في هذا الدور ، أدرت مشاريع كبيرة وعملت مع البائعين للعثور على خصومات على المنتجات التي نحتاجها.
- ما يجب تذكره عند التفاوض مع الموردين؟
أعتقد أنه من المهم أن تكون مستعدًا قبل التفاوض مع الموردين ، لذلك أتأكد دائمًا من توفر جميع المعلومات ذات الصلة بشركتنا وما نبحث عنه فيما يتعلق بالمنتجات أو الخدمات. يساعدني هذا في توصيل احتياجاتي بوضوح وثقة ، وهو أمر ضروري عند طلب تخفيضات أو أسعار خاصة أخرى. في دوري الأخير ، تمكنت من التفاوض على خصم 10٪ على اللوازم المكتبية من خلال تقديم دليل على أن شركتنا كانت عميلاً مخلصًا لمدة خمس سنوات .
- يوجد فرق بين البضائع في المخزون وعدد العناصر في قاعدة البيانات . ماذا كنت ستفعل؟
أود التحقق أولاً من أن جميع العناصر مدرجة ضمن فئتها الصحيحة. إذا لم يؤد ذلك إلى حل المشكلة ، فسأقارن عدد العناصر الموجودة في المخزون بسجلات تسليم البائع. إذا كان لا يزال هناك تناقض ، فسوف أتصل بالبائع لمعرفة ما إذا كان قد قام بتسليم الكمية المناسبة من البضائع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسأطلب منهم تسليم العناصر المفقودة أو رد الفرق إلينا .
- ما هي بعض أهم الصفات لمنسق مشتريات ناجح؟
يحتاج منسقو المشتريات إلى مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل. يحتاجون أيضًا إلى مهارات اتصال ممتازة لأنهم غالبًا ما يعملون مع العديد من الإدارات والأفراد المختلفين. أنا شخص منظم للغاية ومستعد دائمًا لأي موقف. تعد مهارات الاتصال الخاصة بي من أقوى الأصول لدي ، لذا سأستخدمها للتعاون مع الآخرين وحل المشكلات .
- ماذا ستفعل إذا اكتشفت أن شحنة تعرضت للتلف أثناء النقل؟
في دوري السابق كمنسق مشتريات لشركة كبيرة ، اكتشفت أن شحنة واحدة من البضائع قد تضررت أثناء النقل. احتاج العميل إلى هذه المنتجات على الفور ، لذلك كان علينا إيجاد مورد بديل بسرعة. لقد اتصلت بالعديد من الموردين الذين يمكنهم تسليم نفس المنتج خلال الموعد النهائي ، لكنهم كانوا جميعًا أغلى من المورد الأصلي. بعد مناقشة المشكلة مع مديري ، قررنا الذهاب مع المورد الجديد لأنه سيكون من الأفضل لسمعة الشركة إذا قدمنا منتجات عالية الجودة في الوقت المحدد .
- ما هي استراتيجيتك لتحديد السعر اثناء التفاوض للشراء ؟
أبدأ دائمًا بالسؤال عن أفضل سعر للمورد. ثم أقارنه بأسعار الموردين الآخرين لمعرفة ما إذا كان هناك أي مجال للتحسين. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسوف أطلب من المورد خفض سعره أو تقديم خدمات إضافية دون أي تكلفة إضافية. لقد ساعدتني هذه الاستراتيجية في التفاوض على صفقات أفضل في الماضي .
- صِف تجربتك في إدارة المخزون.
في وظيفتي الأخيرة كمنسق مشتريات ، كنت مسؤولاً عن إدارة جميع سجلات المخزون لدينا. وشمل ذلك إنشاء حسابات بائعين جدد وإضافة منتجات إلى البائعين الحاليين وتحديث معلومات المنتج عند الضرورة. كان أحد التحديات التي واجهتها أثناء إدارة المخزون هو التأكد من أن لدينا مخزونًا كافيًا في متناول اليد لتلبية طلب العملاء. للتغلب على هذا التحدي ، عملت عن كثب مع المنسقين الآخرين لضمان أننا كنا نطلب منتجات كافية لتلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية .
- كم مرة يجب على الشركة تحديث استراتيجية الشراء الخاصة بها؟
أعتقد أنه من المهم مراجعة استراتيجية الشراء الخاصة بشركة ما مرة واحدة على الأقل كل عام. هذا يسمح لي بتقييم موردينا وبائعينا الحاليين والتأكد من أننا نحصل على أفضل الصفقات لمنظمتنا. أود أيضًا إجراء مراجعة لعقودنا الحالية كل ثلاثة أشهر حتى أتمكن من ضمان تلبية جميع الشروط والأحكام من قبل الطرفين. تسمح لي هاتان العمليتان بالبقاء على اطلاع دائم بأي تغييرات في الصناعة والتأكد من أن شركتي تتخذ دائمًا قرارات عمل ذكية .