ما هي خطة المراقبة والتقييم وماهي عناصرها يوضح دليلنا المكونات الرئيسية وأهم الخطوات في موضوع تطوير خطة المراقبة والتقييم. هدفنا هو مساعدتك في التخطيط بشكل أكثر استراتيجية للمراقبة والتقييم ، حتى يتمكن مشروعك من تحقيق النتائج المرجوة. اكتشف كيف ومتى تقوم بتحويل رؤيتك للمراقبة والتقييم إلى تنفيذ ، ومتى تصمم إطار عمل للمراقبة والتقييم ، وكيفية جمع البيانات المفيدة ، وكيفية نشر النتائج والاستفادة منها ، والمزيد.
ما هي خطة المراقبة والتقييم
خطة المراقبة والتقييم هي دليل يشرح أهداف وغايات استراتيجية المراقبة والتقييم وعناصرها الرئيسية. بكلمات بسيطة ، تشبه خطة M;E خارطة طريق تصف كيفية مراقبة وتقييم برنامجك ، وكذلك كيف تنوي استخدام نتائج التقييم لتحسين المشروع واتخاذ القرار. تساعد خطة M E في تحديد وتنفيذ وتتبع وتحسين استراتيجية المراقبة والتقييم ضمن مشروع معين أو مجموعة من المشاريع ؛ يشمل جميع الخطوات والعناصر والأنشطة التي يجب أن تحدث من مرحلة تخطيط المشروع حتى يصل المشروع إلى هدفه ويخلق التأثير المقصود.
الخطوات والعناصر والانشطة الخاصة خطة المراقبة والتقييم (M;E)
دعونا نلقي نظرة على ما تنطوي عليه هذه "الخطوات" و "العناصر" و "الأنشطة":
- جدول زمني مقترح للمراقبة والتقييم
- أسئلة المراقبة والتقييم ذات الصلة التي يجب طرحها في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع
- منهجيات مختلفة
- استراتيجية تنفيذ فعالة
- نتائج متوقعة
- تحديد من سينفذ المكونات المختلفة لخطة المراقبة والتقييم
- أدوات المراقبة والتقييم المناسبة لجمع البيانات
- تحديد مكان تخزين البيانات وكيف سيتم تحليلها
- تحديد كيفية إبلاغ نتائج المراقبة والتقييم إلى الجهات المانحة وأصحاب المصلحة والموظفين الداخليين لضمان تحسين المشروع والشفافية واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات
- الموارد والقدرات الأخرى المطلوبة
- شيء واحد يجب أخذه في الاعتبار - ستختلف تفاصيل خطة المراقبة والتقييم لكل مشروع على أساس كل مشروع على حدة ، ومع ذلك ، يجب أن تتبع جميعها نفس الهيكل الأساسي وتتضمن نفس العناصر الأساسية.
متى يجب أن نصمم خطة للمراقبة والتقييم؟
يجب إنشاء خطة المراقبة والتقييم في البداية عندما يتم التخطيط لتدخلات المشروع. يجب أن يسير تخطيط تدخلات المشروع وتصميم استراتيجية المراقبة والتقييم جنبًا إلى جنب. يساعد التخطيط للمراقبة والتقييم في وقت مبكر أيضًا على ضمان وجود نظام قوي لمراقبة كل تدخل صغير ونشاط للمشروع وتقييم نجاحهم. كما أنه يساعد مديري المشروع والموظفين الآخرين المرتبطين بالمشروع في الحصول على صورة واضحة للأهداف الرئيسية والتأكد من أن المشروع يسير على المسار الصحيح.
الفكرة هي تحديد الفرص والعوائق كفريق في مرحلة التخطيط مع التركيز على حل المشكلات وتعظيم التأثير.
دليل تفصيلي لتصميم خطة المراقبة ;والتقييم
يعد تطوير خطة M E عملية ديناميكية ومتعددة الأوجه لأنها تتضمن دمج عناصر مختلفة للمراقبة والتقييم وربطها في نظام شامل واحد لقياس أداء التدخلات وتأثير المشروع. يوصى بتصميم خطة عمل المراقبة والتقييم بطريقة تتسم بالمرونة بحيث يمكن إجراء التعديلات في أي وقت في سياق خطة العمل لمراعاة المشكلات التي قد تنشأ أثناء عملية المراقبة والتقييم.
الخطوة 1: تحديد المشكلة المحورية والحاجة إلى مشروع
قبل وضع تصور لمشروع ما ، من الضروري فهم المشكلة الأساسية في المجتمع محل الاهتمام واستكشاف أسبابها ، وما هي التدخلات التي يمكن أن تحل هذه المشكلة ، وإلى متى يجب أن يستمر التدخل حتى يكون فعالاً. وبالتالي سيتم تصميم المشروع على أساس الحاجة إلى تدخل مفترض معين.
هناك العديد من الطرق الإستراتيجية لتحديد المشكلة المحورية وأسبابها ، ولكن إحدى الطرق الشائعة التي تحددها المؤسسات هي من خلال "تحليل شجرة المشكلة". هذا نشاط جماعي يتضمن مدخلات من أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة والمستفيدين الذين يمكنهم المساهمة بالمعرفة الفنية والمحلية ذات الصلة .
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد المشكلة الرئيسية التي يتفق عليها جميع أعضاء الفريق بشكل متبادل وتصورها على لوح ورقي أو سبورة بيضاء كجذع شجرة. بعد ذلك ، من خلال جولات عديدة من المناقشات والحوارات ، يحدد الفريق أسباب المشكلة ويصورها على أنها جذور الشجرة. أخيرًا ، يقوم الفريق بعصف ذهني حول النتائج المحتملة للمشكلة ويعرضها على أنها أغصان الشجرة. يمكن لأعضاء الفريق أيضًا إضافة فروع إضافية للحلول والمخاوف والقرارات.
هذه ممارسة فعالة لأنها ترسم صورة واقعية لمشكلة من الأبعاد الاقتصادية والسياسية والاجتماعية والثقافية ، مع بناء شعور مشترك بالهدف والعمل والتفاهم بين الأطراف المعنية.
الخطوة الثانية: تخطيط المشروع
بمجرد أن نفهم تمامًا المشكلة الأساسية ونحدد أسبابها وعواقبها ، يمكننا البدء في التخطيط لمشروعنا.
تحديد أهداف المشروع وغاياته ومدخلاته / أنشطته
قبل أن نبدأ عمل خطة المراقبة والتقييم ، من الضروري أن نفهم إلى أين يجب أن نذهب وكيف سنصل إلى هناك. هذا ممكن من خلال تحديد أهداف وغايات واضحة وموجزة والأنشطة ذات الصلة.
- الغايات : التأثيرات النهائية على حياة المستفيدين او البيئة التي ينوي المشروع تحقيقها
- الأهداف: التغيير طويل المدى في البيئة أو سلوك المستفيدين من المشروع المطلوب لتحقيق الهدف العام
- الأنشطة / المدخلات: التدخلات وعمليات المشروع المباشرة
- تحديد اللاعبين الرئيسيين
تتضمن هذه الخطوة تحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين الرئيسيين الذين سيشاركون في المشروع أو الذين سيستفيدون من المشروع. يشمل أصحاب المصلحة الرئيسيين فريق المشروع والجهات المانحة وأصحاب المصلحة في المجتمع الأوسع (مجموعات المجتمع والشبكات والمقيمين وما إلى ذلك) والمنظمات الشريكة وصانعي السياسات المحلية والوطنية والهيئات / الوزارات الحكومية الأخرى والمستفيدين من المشروع.
تحديد أسئلة المراقبة والتقييم
- في هذه الخطوة ، يحدد مديرو البرامج أو أخصائيو المراقبة والتقييم مع مدخلات من جميع أصحاب المصلحة والجهات المانحة أهم أسئلة المراقبة والتقييم التي سيبحث فيها المشروع. أسئلة المراقبة والتقييم ، عند الإجابة عليها ، ستسمح للمديرين بتحديد قدراتهم وعملياتهم الداخلية من حيث الرؤية والقيادة والميزانية والإدارة والاستدامة وما إلى ذلك. تسمح أسئلة المراقبة والتقييم أيضًا للمديرين بقياس أهمية وفعالية وتأثير ومساهمات التدخلات في مراحل مختلفة من دورة حياة المشروع.
الادوار والمسؤوليات
- هذه خطوة مهمة أخرى يجب تضمينها أثناء التخطيط لمشروع لأن تحديد أدوار موظفي المشروع وأصحاب المصلحة في وقت مبكر سيوضح من سيكون مسؤولاً عن الأنشطة ، بما في ذلك الاتصالات وإدارة المشروع وتصميم المشروع وتنفيذه وجمع البيانات وتحليل البيانات والإبلاغ وما إلى ذلك وتجنب الالتباسات غير الضرورية لاحقًا أثناء تنفيذ المشروع.
تقديرات التكلفة لأنشطة المراقبة والتقييم
- من الضروري تخصيص ميزانية مؤقتة وتقديم شرح للموارد المطلوبة في مرحلة التخطيط. وهذا يشمل - المال والموظفين ، وتنمية القدرات ، والبنية التحتية ، وما إلى ذلك. يقترح خبراء المراقبة والتقييم تخصيص ما يقرب من 5 إلى 10 في المائة من إجمالي تكاليف المشروع لبرمجة المراقبة والتقييم.
فهم السياق العام
من المهم فهم الهياكل السياسية والإدارية للمجتمع حيث سيتم تنفيذ مشروعك ، إلى جانب أدوار وتأثيرات السياسات الحالية التي قد تؤثر على تنفيذ المشروع. وبالمثل ، يوصى أيضًا بالبدء في التفكير في المخاطر المحتملة والظروف غير المتوقعة التي قد تنشأ أثناء تنفيذ المشروع ، على سبيل المثال ، أي إحجام من جانب اللاعبين الرئيسيين عن التعاون وما إلى ذلك.
بمجرد تحديد صورة واضحة للأهداف والغايات العامة للمشروع ، يتم تحديد اللاعبين الرئيسيين وفهم السياق جيدًا ، فقد حان الوقت لاختيار النهج المناسب ورسم التصميم التفصيلي لخطة التنفيذ.
الخطوة 3: تحديد إطار عمل للمراقبة والتقييم
بحلول الوقت الذي نصل فيه إلى هذه الخطوة ، يجب أن يكون لدينا معرفة أساسية كافية لتصميم إطار عمل. يزيد إطار العمل من فهم أهداف وغايات المشروع ويحدد العلاقات بين العوامل الرئيسية للتنفيذ. يوضح الإطار أيضًا العناصر الخارجية والداخلية التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع.
يجب تضع في حسبانك أنه لا يوجد أمر واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بالعمل. تستخدم أنواع مختلفة من المشاريع أنواعًا مختلفة من أطر العمل ، وأفضل طريقة لتحديد النوع المثالي هو فهم نطاق مشروعك ثم اختيار أفضل ما يناسب الغرض. تُستخدم هذه الأنواع الثلاثة من أطر المراقبة والتقييم على نطاق واسع في قطاعي التنمية والقطاع الإنساني:
- نظرية التغيير - تُظهِر نظرية التغيير صورة أكبر (يمكن أن تكون في بعض الأحيان مركبة) لجميع العمليات الأساسية والمسارات المحتملة التي تؤدي إلى تغييرات سلوكية طويلة الأجل في المستويات المؤسسية أو الفردية أو المجتمعية ، مع تصور جميع الأدلة والافتراضات الممكنة المرتبطة بهذه التغييرات.
- الإطار المنطقي (LogFrame) / النموذج المنطقي - على عكس نظرية التغيير ، فإن الإطار المنطقي أو النموذج المنطقي هو في صميم الموضوع ويركز فقط على مسار واحد محدد يتعامل معه المشروع ويخلق له هيكلًا أنيقًا ومنظمًا. هذا يسهل على مديري المشروع وأصحاب المصلحة مراقبة تنفيذ المشروع.
- إطار النتائج - يؤكد إطار النتائج على النتائج لتوفير الوضوح حول أهداف المشروع الرئيسية. بعبارة أخرى ، توضح كيفية ارتباط كل من النتائج / المخرجات والنتائج الوسيطة بتحقيق كل هدف وتسهيله ، وكيف ترتبط الأهداف ببعضها البعض والهدف النهائي.
قد يكون لهذه الأطر الثلاثة بعض الاختلافات في الممارسة ، ولكن هناك أيضًا بعض العناصر المشتركة التي يتم تشغيلها من خلالها ، مثل الحاجة إلى تحديد ومشاركة أصحاب المصلحة الرئيسيين ؛ الحاجة إلى أهداف وغايات وأنشطة ومخرجات محددة جيدًا ، والغرض العام نفسه من وصف كيف سيؤدي المشروع إلى النتائج والحاجة إلى المراقبة والتقييم المستمر.
تحقق من مدونتنا حول نظرية التغيير مقابل النموذج المنطقي لمعرفة كيف تختلف من حيث الهيكل والنهج والأساس المنطقي والاستخدام.
الخطوة 4: تحديد المؤشرات ذات الصلة
بمجرد تحديد أهداف البرنامج وغاياته ووضع مخطط لإطار عمل المراقبة والتقييم ، حان الوقت لتحديد مؤشرات لتتبع التقدم نحو تحقيق تلك الأهداف. يوصى دائمًا بمزيج جيد من مؤشرات العمليات والنتائج والأثر .
مؤشرات العملية تتبع التقدم المحرز في المشروع. تساعدنا هذه المؤشرات في توضيح ما إذا كان يتم تنفيذ الأنشطة كما هو مخطط لها. من ناحية أخرى ، تتبع مؤشرات النتائج مدى نجاح أنشطة البرنامج في تحقيق أهداف المشروع. على عكس مؤشرات العملية ، تركز هذه المؤشرات بشكل أكبر على ما يحاول المشروع تحقيقه بدلاً من كيفية تحقيقه. مؤشرات التأثير تقيس الأهداف طويلة المدى أو آثار المشروع.
الخطوة 5: تحديد أدوات ومنهجيات جمع البيانات
بعد إنشاء مؤشرات المراقبة ، حان الوقت لتحديد وجمع البيانات ذات الصلة لإظهار النتائج الفعلية لتدخلات المشروع مقابل مؤشراتنا. يوصي خبراء المراقبة والتقييم بإشراك فريق المشروع وأصحاب المصلحة في المناقشة لجعل العملية أكثر تشاركية. قبل القيام بجمع البيانات ،يجب مناقشة هذه الأسئلة كفريق عمل :
- ما هي البيانات الأساسية الموجودة بالفعل؟
- ما هي الأساليب والأدوات الأكثر صلة بجمع البيانات الجديدة؟
- كيف سيتم تسجيل البيانات التي تم جمعها؟
- كيف ومتى سيتم تحليل البيانات؟
- من سيكون مسؤولاً عن جمع البيانات وتحليلها؟
القاعدة الذهبية التي يجب اتباعها هنا هي جمع بيانات مفيدة أقل بشكل صحيح من الكثير من البيانات الضعيفة. من المهم لمديري المشاريع أن يأخذوا في الاعتبار وقت الموظفين وتكاليف الموارد لجمع البيانات لمعرفة ما هو معقول.
ما هي أفضل طريقة لتحديد المصدر الأكثر ترابط وعلاقة ببيانات المراقبة ؟ هذا يعتمد إلى حد كبير على ما يحاول كل مؤشر قياسه. من المحتمل أن يحتاج البرنامج إلى مصادر بيانات متعددة للإجابة على جميع أسئلة المراقبة والتقييم. يمكن أن تكون مصادر البيانات هم المشاركون أنفسهم ، أو الأدبيات ، أو الإحصاءات الوطنية ، أو المجتمع بأكمله ، أو المنازل الفردية أو أي شخص أو أي شيء يمكن أن يساعد في توليد البيانات ذات الصلة. بمجرد اختيار المصادر المناسبة ، ستكون الخطوة التالية هي اتخاذ قرار بشأن الأدوات والأساليب المناسبة لجمع البيانات من مصدر البيانات. فيما يلي بعض الأنواع الشائعة لطرق جمع البيانات:
- الدراسات الاستقصائية
- استبيانات
- مجموعات التركيز
- دراسات الحالة
- المقابلات
- ورش عمل
- تحليل محتوى المواد وما إلى ذلك.
بصرف النظر عن الأساليب التقليدية للقلم والورق ، هناك العديد من أدوات جمع البيانات الرقمية المتاحة في السوق لمساعدة جامعي البيانات على جمع البيانات بشكل أسرع وأكثر كفاءة. تساعد هذه الأدوات عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت أيضًا في تجنب الأخطاء البشرية التي يمكن أن تنشأ أثناء جمع البيانات وإدخالها. بعض أدوات جمع البيانات المستخدمة على نطاق واسع هي KoBo Toolbox و CommCare و SurveyCTO و ONA وما إلى ذلك.
بمجرد تحديد عملية جمع البيانات ، من الضروري أيضًا تحديد عدد المرات التي سيتم فيها جمع البيانات. سيعتمد هذا على احتياجات المشروع ومتطلبات المانحين والموارد المتاحة والجدول الزمني للتدخل. سيتم جمع معظم البيانات بشكل مستمر بواسطة البرنامج ، بينما يتم جمع البيانات الأخرى في فترات زمنية معينة. عادة ما يتم تسجيل البيانات المجمعة كل بضعة أشهر ، اعتمادًا على الجدول الزمني المتفق عليه.
الخطوة 6: مراجعة خطة عمل المراقبة والتقييم (يوصي ممارسو المراقبة والتقييم بإجراء ذلك على أساس دوري)
الآن بعد أن حددنا مؤشراتنا وخطة جمع البيانات ، حان الوقت لإعادة النظر في خطة المراقبة والتقييم الخاصة بنا لمعرفة تقدمنا نحو أهداف المشروع وأهدافه ومراجعته بناءً على الاحتياجات الحالية للمشروع - ما هي حالة المشروع؟ ما مدى جودة تنفيذ الأنشطة؟ هل تولد النتائج المرجوة أم إلى أي مدى تتوافق تدخلاتنا مع احتياجات المجتمع؟ ما الذي يجب تحسينه أو إضافته أو تغييره في هذه المرحلة؟ إلخ.
في هذه المرحلة ، من الجيد أيضًا إعادة النظر في تخصيص الأموال للتقييم ومعرفة ما إذا كانت خطتنا تتناسب جيدًا مع الميزانية والموارد المتاحة. كما يجب شرح الأدوار والمسؤوليات الخاصة بكل مكون من مكونات خطة العمل بوضوح. هل سنحتاج إلى الاستعانة بمصادر خارجية لجزء معين من التقييم لطرف خارجي؟
تتيح مراجعة خطة عمل المراقبة والتقييم الخاصة بنا أيضًا لأعضاء الفريق الجدد ، إن وجدوا ، التعرف على المشروع والتعرف على مسؤولياته / مسؤولياتها وكيفية تقسيم الأدوار والمسؤوليات الأخرى بين المجموعة.
الخطوة 7: تقديم التقارير
بمجرد جمع البيانات وتحليلها ، يجب إبلاغ الأعضاء المعنيين بها بشكل منتظم قدر الإمكان لمناقشة النتائج وتفسيرها. يجب أن يكون الغرض من إعداد التقارير دائمًا هو توفير الوضوح بشأن أحدث النتائج للموظفين وأصحاب المصلحة حول التقدم والنجاح والفشل في المشروع ومساعدتهم على اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات لتعديل مكونات المشروع و تطوير خطط العمل المستقبلية حسب الضرورة. أيضًا ، يجب الإبلاغ عن البيانات حتى تتمكن من زيادة المعرفة وتقديم مساهمات في المجال ذي الصلة حتى تكون المشاريع والممارسات المستقبلية أكثر فعالية. إذا لم يتم نشر نتائج المشروع والبيانات بشكل كافٍ ، فقد يؤدي ذلك إلى تكرار جهود المراقبة والتقييم.
- وبالتالي ، يجب أن تتضمن خطة عمل المراقبة والتقييم استراتيجية فعالة للنشر الداخلي للبيانات بين فريق المشروع ، بالإضافة إلى نشرها على نطاق أوسع بين أصحاب المصلحة والجهات المانحة والجماهير الخارجية. يجب أن توضح الخطة أيضًا الشكل الذي سيتم استخدامه لمشاركة النتائج - الاجتماعات الرسمية مع المانحين وأصحاب المصلحة ، والتقارير المكتوبة ، والعروض التقديمية الشفوية ، ومواد البرنامج أو جلسات تعليقات المجتمع وأصحاب المصلحة.
إلى جانب تقنيات إعداد التقارير التقليدية ، تختار العديد من المنظمات أيضًا أدوات وبرامج المراقبة والتقييم الرقمية مثل TolaData. تأتي هذه الأدوات عادةً مع لوحة معلومات وميزات الحافظة التي تسمح للمستخدمين بتصور البيانات في الرسوم البيانية والمخططات والتقارير والصور لإعداد التقارير في الوقت الفعلي. تجعل هذه الأدوات إعداد التقارير أسهل كثيرًا وتساعد المؤسسات على توفير مزيد من الوضوح بشأن تقدمها وضمان الشفافية والمساءلة على جميع المستويات.