ما هي الأسئلة التي تطرح في مقابلة عمل المساعد التنفيذي يقدم المساعدون التنفيذيون الدعم للمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى في الشركة. إنهم يعملون مع مجموعة متنوعة من المهام ، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية والتعامل مع المراسلات وتنظيم الاجتماعات. قد يكونون أيضًا مسؤولين عن ترتيبات السفر ، وإنشاء التقارير ، والتعامل مع الواجبات الكتابية الأخرى.
إذا كنت تتطلع لأن تصبح مساعدًا تنفيذيًا ، فستحتاج إلى أن تكون قادرًا على الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بمهاراتك وخبراتك السابقة. راجع أسئلة وأجوبة مقابلة المساعد التنفيذي التالية قبل مقابلتك التالية.
أسئلة وأجوبة مقابلة المساعد التنفيذي
- ما هي نقاط قوتك كمساعد تنفيذي؟
أحتفظ بجميع مستندات صاحب العمل المهمة في خزانة ملفات ، ولدي نظام لحفظ كل شيء. هذا يساعدني على البقاء في صدارة عملي والتأكد من أن صاحب العمل على دراية بالاجتماعات والمواعيد المهمة .
- لماذا تريد أن تكون مساعد تنفيذي؟
يمكن أن يساعد هذا السؤال القائم بإجراء المقابلة على فهم ما الذي يحفزك على القيام بعملك بشكل جيد. يمكن أن يساعدهم أيضًا في معرفة ما إذا كانت لديك المهارات والخبرة المناسبة لهذا الدور. عند الإجابة على هذا السؤال ، قد يكون من المفيد التحدث عن تجربة معينة دفعتك إلى أن تصبح مساعدًا تنفيذيًا.
مثال: أريد أن أصبح مساعدًا تنفيذيًا لأنني أحب مساعدة الآخرين على النجاح. كان لدي مساعد تنفيذي عندما كنت في الكلية ساعدني في اجتياز بعض الأوقات الصعبة. كانت دائمًا لطيفة للغاية ومشجعة ، وقد ساعدتني في اجتياز فصولي والتدريب الداخلي. أريد أن أكون شخصًا يمكنه تقديم نفس الدعم للآخرين .
مثال: أريد أن أصبح مساعدًا تنفيذيًا لأنني أحب مساعدة الآخرين على النجاح. كان لدي مساعد تنفيذي عندما كنت في الكلية ساعدني في اجتياز بعض الأوقات الصعبة. كانت دائمًا لطيفة للغاية ومشجعة ، وقد ساعدتني في اجتياز فصولي والتدريب الداخلي. أريد أن أكون شخصًا يمكنه تقديم نفس الدعم للآخرين .
- كيف أصبحت مهتمًا بدور المساعد التنفيذي؟
كنت أعمل موظف استقبال بدوام جزئي في شركة صغيرة ، وكان الرئيس التنفيذي للشركة يبحث عن مساعد تنفيذي. تقدمت بطلب للحصول على الوظيفة ، وعلى الرغم من أنني لم أحصل عليها ، فقد تعلمت الكثير حول ما يستلزمه الدور وكيف أكون ناجحًا فيه. واصلت متابعة الدور ، وعندما أتيحت الفرصة ، كنت على استعداد للقيام بذلك .
- هل تعرف كيفية استخدام Microsoft Word و Excel و PowerPoint ؟
قد يطرح عليك القائم بإجراء المقابلة هذا السؤال لمعرفة ما إذا كان لديك خبرة في استخدام برامج المكتب الأكثر شيوعًا. إذا كانت لديك خبرة في هذه البرامج ، فأخبر القائم بإجراء المقابلة. إذا لم تقم بذلك ، فأخبرهم بالبرامج الأخرى التي تعرف كيفية استخدامها.
لقد عملت في مكتب خلال السنوات الخمس الماضية ، لذا فأنا على دراية ببرامج Microsoft Word و Excel و PowerPoint. أعرف أيضًا كيفية استخدام محرر مستندات Google و Dropbox ، وهما أداتان مفيدتان جدًا للتعاون مع أعضاء الفريق. أنا دائمًا على استعداد لتعلم أشياء جديدة ، لذلك أنا منفتح على تعلم برامج جديدة حسب الحاجة .
لقد عملت في مكتب خلال السنوات الخمس الماضية ، لذا فأنا على دراية ببرامج Microsoft Word و Excel و PowerPoint. أعرف أيضًا كيفية استخدام محرر مستندات Google و Dropbox ، وهما أداتان مفيدتان جدًا للتعاون مع أعضاء الفريق. أنا دائمًا على استعداد لتعلم أشياء جديدة ، لذلك أنا منفتح على تعلم برامج جديدة حسب الحاجة .
- هل سبق لك العمل بمعلومات سرية؟
بصفتك مساعدًا تنفيذيًا ، قد تكون مطلعًا على معلومات سرية حول صاحب العمل أو عملائه. يطرح أصحاب العمل هذا السؤال للتأكد من فهمك لأهمية الحفاظ على سرية المعلومات . اشرح أنك لن تشارك المعلومات السرية مع أي شخص.
لقد عملت بمعلومات سرية في الماضي. لن أشارك أي معلومات سرية أبدًا مع أي شخص ، حتى لو طلبوا مني ذلك. أود التأكد من تمزيق أي مستندات تحتوي على معلومات سرية قبل التخلص منها. أود أيضًا التأكد من إبقاء صوتي منخفضًا عند التحدث عن المعلومات السرية في المكتب .
لقد عملت بمعلومات سرية في الماضي. لن أشارك أي معلومات سرية أبدًا مع أي شخص ، حتى لو طلبوا مني ذلك. أود التأكد من تمزيق أي مستندات تحتوي على معلومات سرية قبل التخلص منها. أود أيضًا التأكد من إبقاء صوتي منخفضًا عند التحدث عن المعلومات السرية في المكتب .
- هل سبق لك أن قدمت دعم السكرتارية للعديد من المديرين التنفيذيين في وقت واحد؟
عند الإجابة ، قد يكون من المفيد وصف وقت محدد دعمت فيه العديد من المديرين التنفيذيين وكيفية إدارتك للمهمة.
لقد عملت مع العديد من المديرين التنفيذيين في وقت واحد ، وأجد أنه من المهم أن تظل منظمًا وترتيب أولويات المهام. في دوري السابق ، قمت بدعم اثنين من المديرين التنفيذيين في وقت واحد ، ووجدت أنه كان عليّ أن أكون أكثر حرصًا على التحقق من التقويم الخاص بي وتعيين تذكيرات بالمواعيد النهائية المهمة. كان علي أيضًا التأكد من أنني مستعد دائمًا بالمواد اللازمة لأي اجتماعات أو عروض تقديمية. بشكل عام ، أجد أنه من المهم البقاء منظمًا وتحديد أولويات المهام حتى أتمكن من تلبية احتياجات العديد من المديرين التنفيذيين .
لقد عملت مع العديد من المديرين التنفيذيين في وقت واحد ، وأجد أنه من المهم أن تظل منظمًا وترتيب أولويات المهام. في دوري السابق ، قمت بدعم اثنين من المديرين التنفيذيين في وقت واحد ، ووجدت أنه كان عليّ أن أكون أكثر حرصًا على التحقق من التقويم الخاص بي وتعيين تذكيرات بالمواعيد النهائية المهمة. كان علي أيضًا التأكد من أنني مستعد دائمًا بالمواد اللازمة لأي اجتماعات أو عروض تقديمية. بشكل عام ، أجد أنه من المهم البقاء منظمًا وتحديد أولويات المهام حتى أتمكن من تلبية احتياجات العديد من المديرين التنفيذيين .
- ما هو مستواك التعليمي ؟
قد يطرح المحاورون هذا السؤال لمعرفة ما إذا كنت مؤهلاً لهذا المنصب. قد يرغبون أيضًا في معرفة ما هي خلفيتك التعليمية لمعرفة ما إذا كان لديك أي خبرة في هذا المجال. في إجابتك ، حاول إبراز أي دورات دراسية ذات صلة حصلت عليها أو درجات حصلت عليها.
لديّ درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة كاليفورنيا ، لوس أنجلوس. اخترت هذا التخصص لأنني أردت معرفة المزيد حول كيفية عمل الشركات وكيف يمكنني مساعدتهم على النجاح. أخذت أيضًا بعض الدورات التدريبية في علوم الكمبيوتر لأنني أردت أن أتعلم كيف يمكن لأجهزة الكمبيوتر أن تساعد الشركات .
لديّ درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة كاليفورنيا ، لوس أنجلوس. اخترت هذا التخصص لأنني أردت معرفة المزيد حول كيفية عمل الشركات وكيف يمكنني مساعدتهم على النجاح. أخذت أيضًا بعض الدورات التدريبية في علوم الكمبيوتر لأنني أردت أن أتعلم كيف يمكن لأجهزة الكمبيوتر أن تساعد الشركات .
- هل سبق لك تدريب مساعد جديد؟
يمكن أن يعطي هذا السؤال للمحاور نظرة ثاقبة لمهاراتك القيادية وقدرتك على تدريب الآخرين. يمكنك الإجابة على هذا السؤال من خلال وصف الوقت الذي قمت فيه بتدريب شخص جديد على دور المساعد التنفيذي.
كنت المساعد الوحيد في المكتب ، لذلك اضطررت إلى تحمل جميع مسؤولياتها. بعد بضعة أسابيع ، عاد مديري إلى العمل وقمت بتدريبها على الأشياء التي تعلمتها أثناء رحيلها. كانت ممتنة للغاية للتدريب وقالت إنه ساعدها على العودة إلى تدفق الأمور بسرعة أكبر .
كنت المساعد الوحيد في المكتب ، لذلك اضطررت إلى تحمل جميع مسؤولياتها. بعد بضعة أسابيع ، عاد مديري إلى العمل وقمت بتدريبها على الأشياء التي تعلمتها أثناء رحيلها. كانت ممتنة للغاية للتدريب وقالت إنه ساعدها على العودة إلى تدفق الأمور بسرعة أكبر .
- ما هو أعظم نجاح لك كمساعد تنفيذي؟
أود أن أقول إن أكبر نجاح لي كمساعد تنفيذي كان عندما ساعدت صاحب العمل الأخير في إعداد نظام تقويم جديد. عملت مع قسم تكنولوجيا المعلومات لإنشاء تقويم يمكن لجميع الموظفين الوصول إليه وتبسيط الاتصالات.
- هل سبق لك حصول اختلاف او مشكلة مع موظفين آخرين؟ كيف تعاملت مع الموقف ؟
في دوري السابق ، كان لدي خلاف مع زميل في العمل كان أيضًا مديري. كان مديري مشغولاً ولم يستطع مساعدتي ، لذلك طلبت المساعدة من زميل آخر في العمل. أعطاني زميلي في العمل المعلومات التي أحتاجها ، لكن مديري كان منزعجًا لأنني طلبت من شخص آخر المساعدة. اعتذرت لمديري وأوضحت أنني كنت بحاجة إلى المعلومات فقط ولم أقصد الإساءة إليهم. فهم مديري وعملنا على تطوير نظام أفضل للتواصل .
- أعطني وقت وجدت فيه حلاً بديلاً لمشكلة ؟
عندما كنت أعمل في شركة صغيرة ، كان الرئيس التنفيذي يبحث عن برنامج جديد للمساعدة في إدارة الشؤون المالية للشركة. كان يفكر في برنامج مكلف للغاية ، وعرفت أننا لا نستطيع تحمله. لقد بحثت في برامج أخرى مشابهة لتلك التي كان ينظر إليها ، ووجدت برنامجًا أقل تكلفة بكثير. أعجب الرئيس التنفيذي ببحثي وقرر استخدام البرنامج الأرخص .
- هل احتجت إلى تنفيذ تغييرات على شيء من السياسات أو الإجراءات؟
يمكن أن يساعد هذا السؤال القائم بإجراء المقابلة في قياس كيفية التكيف مع التغيير وكيفية تنفيذه. استخدم أمثلة من تجربتك السابقة لتسليط الضوء على قدرتك على التكيف مع المواقف الجديدة وتنفيذ التغيير.
في صاحب العمل السابق ، كانت لدينا سياسة تتطلب من جميع الموظفين أن يكونوا في العمل بحلول التاسعة صباحًا ، ومع ذلك ، لاحظت أن بعض الموظفين تأخروا عن العمل في بعض الأحيان ، وكان ذلك يتسبب في خسارة الشركة للعملاء. لقد تواصلت مع صاحب العمل بشأن مخاوفي واقترحت أن نغير السياسة للسماح للموظفين بالحضور لاحقًا إذا كانوا يعملون في مشاريع أو كانوا بحاجة إلى مزيد من الوقت للاستعداد للعمل. وافق صاحب العمل ، وقمنا بتغيير السياسة. لم تفقد الشركة أي عملاء بعد التغيير ، وكان الموظفون أكثر سعادة لأنهم تمتعوا بمزيد من المرونة .
في صاحب العمل السابق ، كانت لدينا سياسة تتطلب من جميع الموظفين أن يكونوا في العمل بحلول التاسعة صباحًا ، ومع ذلك ، لاحظت أن بعض الموظفين تأخروا عن العمل في بعض الأحيان ، وكان ذلك يتسبب في خسارة الشركة للعملاء. لقد تواصلت مع صاحب العمل بشأن مخاوفي واقترحت أن نغير السياسة للسماح للموظفين بالحضور لاحقًا إذا كانوا يعملون في مشاريع أو كانوا بحاجة إلى مزيد من الوقت للاستعداد للعمل. وافق صاحب العمل ، وقمنا بتغيير السياسة. لم تفقد الشركة أي عملاء بعد التغيير ، وكان الموظفون أكثر سعادة لأنهم تمتعوا بمزيد من المرونة .
- صف وقتًا تعرضت فيه للتوتر في العمل وكيف تعاملت معه.
قد يطرح المحاور هذا السؤال لمعرفة المزيد عن قدرتك على التعامل مع الضغوط والتحديات في مكان العمل. يمنحهم هذا السؤال أيضًا الفرصة لمعرفة كيفية تعاملك مع الضغط في بيئة مهنية وكيف يمكنك مساعدة مديرك إذا واجه ضغوطًا في العمل.
كان يومًا مشغولاً للغاية في العمل حيث كنت أساعد مديري في العديد من المهام المختلفة ، بينما أساعد الموظفين الآخرين أيضًا في مهامهم. كنت أشعر بالإرهاق ، وأخبرت مديري أنني متوترة وأحتاج إلى استراحة. لقد فهمت وأعطتني استراحة قصيرة لأخذ نفسًا عميقًا واستعادة تركيزي. بعد فترة الراحة ، عدت إلى العمل وتوليت مهامي بكل سهولة وثقة .
كان يومًا مشغولاً للغاية في العمل حيث كنت أساعد مديري في العديد من المهام المختلفة ، بينما أساعد الموظفين الآخرين أيضًا في مهامهم. كنت أشعر بالإرهاق ، وأخبرت مديري أنني متوترة وأحتاج إلى استراحة. لقد فهمت وأعطتني استراحة قصيرة لأخذ نفسًا عميقًا واستعادة تركيزي. بعد فترة الراحة ، عدت إلى العمل وتوليت مهامي بكل سهولة وثقة .
- هل مر يوم كان فيه عبء العمل لديك أكثر من المعتاد ؟
يمكن أن يسمح لك هذا السؤال بإظهار مهاراتك في حل المشكلات والقدرة على تحديد أولويات عملك. عند الإجابة على هذا السؤال ، قد يكون من المفيد ذكر الوقت الذي شعرت فيه بالإرهاق وكيف تغلبت عليه.
نعم ، لقد شعرت أن عبء عملي كان أكبر من اللازم في بعض الأحيان. عندما يحدث هذا ، سأبدأ بتحديد أولويات عملي والتركيز على أهم المهام. سأقوم بعد ذلك بتفويض المهام لأعضاء آخرين في فريقي عندما يكون ذلك ممكنًا. لقد ساعدني هذا في قضاء يوم عملي وساعد أعضاء فريقي في معرفة المزيد عن أدوارهم. كما حرصت على أخذ فترات راحة طوال اليوم لمساعدتي على التركيز والبقاء نشيطًا .
نعم ، لقد شعرت أن عبء عملي كان أكبر من اللازم في بعض الأحيان. عندما يحدث هذا ، سأبدأ بتحديد أولويات عملي والتركيز على أهم المهام. سأقوم بعد ذلك بتفويض المهام لأعضاء آخرين في فريقي عندما يكون ذلك ممكنًا. لقد ساعدني هذا في قضاء يوم عملي وساعد أعضاء فريقي في معرفة المزيد عن أدوارهم. كما حرصت على أخذ فترات راحة طوال اليوم لمساعدتي على التركيز والبقاء نشيطًا .
- كيف تتعامل مع موقف لم تكن متأكدًا فيه من شيء ما ولا تعرف من تسأل؟
يمكن أن يمنح هذا السؤال المحاور نظرة ثاقبة لمهاراتك في حل المشكلات وكيف تتعامل مع التحديات.
إذا كنت غير متأكد من شيء ما ، سأحاول أولاً العثور على الإجابة بنفسي. إذا لم أجد الإجابة ، سأحاول أن أسأل شخصًا قد يعرف. إذا كان هذا الشخص لا يعرف ، فسأسأله من قد يعرف. سأستمر في السؤال حتى أجد شخصًا يمكنه أن يعطيني الإجابة أو يوجهني إلى شخص يمكنه ذلك .
إذا كنت غير متأكد من شيء ما ، سأحاول أولاً العثور على الإجابة بنفسي. إذا لم أجد الإجابة ، سأحاول أن أسأل شخصًا قد يعرف. إذا كان هذا الشخص لا يعرف ، فسأسأله من قد يعرف. سأستمر في السؤال حتى أجد شخصًا يمكنه أن يعطيني الإجابة أو يوجهني إلى شخص يمكنه ذلك .
- ماذا تفعل بحال تلقيت انتقادات من المدير التنفيذي ؟
كمساعد تنفيذي ، قد تكون مسؤولاً عن مساعدة المديرين التنفيذيين في تحسين عملهم. يساعد هذا السؤال أصحاب العمل على فهم كيفية الرد على النقد البناء.
- كيف سترد إذا رأيت سوء سلوك يحدث داخل مؤسستك وسلسلة القيادة الخاصة بك لم تتخذ أي إجراء؟
يجب أن يُظهر ردك أنك ستتخذ إجراءً حتى لو كان ذلك يعني مخالفة رغبات رئيسك في العمل.
إذا رأيت سوء سلوك داخل مؤسستي ، فسأبلغ رؤسائي بذلك. إذا لم يتصرفوا ، فسأبلغ عن ذلك لشخص أعلى في التسلسل القيادي حتى أجد شخصًا سيتخذ إجراءً. سأفعل هذا لأنني أعتقد أنه من مسؤوليتي الإبلاغ عن سوء السلوك وأن مهمة الشركة هي التأكد من أن الموظفين يتصرفون بشكل أخلاقي .
إذا رأيت سوء سلوك داخل مؤسستي ، فسأبلغ رؤسائي بذلك. إذا لم يتصرفوا ، فسأبلغ عن ذلك لشخص أعلى في التسلسل القيادي حتى أجد شخصًا سيتخذ إجراءً. سأفعل هذا لأنني أعتقد أنه من مسؤوليتي الإبلاغ عن سوء السلوك وأن مهمة الشركة هي التأكد من أن الموظفين يتصرفون بشكل أخلاقي .
- كيف تتعامل مع الموقف الذي ارتكبت فيه خطأ؟
سأبذل قصارى جهدي لإصلاح الخطأ في أسرع وقت ممكن. إذا كان الخطأ شيئًا لا يمكن إصلاحه ، فسأحرص على إيجاد حل من شأنه أن يفيد جميع المعنيين. أود أيضًا التأكد من التعلم من الخطأ حتى أتمكن من منع حدوثه مرة أخرى في المستقبل .