الوصف الوظيفي لـ مدخل بيانات - Data Entry ، يتحرك العمل بوتيرة سريعة ، ومع نمو علامتك التجارية ، قد يكون من الصعب مواكبة جميع المعلومات التي تجمعها في كل منعطف - وهذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه مدخل البيانات عنصر أساسي ومفيد . يمكن أن يساعد في إنشاء حسابات عملاء جديدة أو تحديثها ، أو نسخ البيانات من ملفات صوتية مهمة (بما في ذلك تسجيلات المحادثات الهاتفية الحية) ، أو تحميل نفقات. يمكن أن يكون مدخل البيانات هو المنقذ لعملك.
يمكن أن يساعد العمل مع مدخل البيانات فريقك على التركيز على المهام الحرجة مع الاستمرار في الحفاظ على دقة جميع قواعد البيانات الخاصة بك وتحديثها. يساعد هذا عملك على استخدام البيانات لصالحها وتحسين سير العمل التشغيلي العام.
في هذا الدليل ، سنقدم لك شرحًا بسيطًا لـ الوصف الوظيفي مدخل بيانات - Data Entry ، وما هي مسؤوليات مدخل البيانات.
الوصف الوظيفي لمنصب مدخل بيانات - Data Entry
- ماذا يفعل مدخل البيانات ؟
يقوم مدخل البيانات بعمل إداري داخل المؤسسة. تستأجر العديد من المؤسسات مدخل البيانات للمساعدة في نقل البيانات من مصدر واحد إلى قاعدة بيانات جديدة. ستساعد بعض وظائف مدخل البيانات أيضًا في مهام إضافية مثل الرد على الهواتف أو حفظ السجلات. غالبًا ما يكون مدخل البيانات مسؤولاً أيضًا عن ضمان خلو المستندات التي يتم تحميلها من الأخطاء.
- ما هو إدخال البيانات؟
إدخال البيانات هو نوع من الأعمال الكتابية التي تتضمن عمليات مثل التسجيل الصوتي والطباعة لإدخال البيانات الأولية في أنظمة الكمبيوتر وقواعد البيانات ، بما في ذلك إضافة بيانات جديدة أو تحديث البيانات الموجودة.
يمكن أن يشمل ذلك نسخ الملاحظات من الاجتماعات أو المكالمات المهمة ، أو تحميل معلومات العملاء من السجلات الورقية إلى سجلات الكمبيوتر ، أو إدخال النفقات في البرامج المالية ، أو حتى إضافة أرقام المبيعات إلى التنسيقات الإلكترونية. يتعلق الأمر بجمع البيانات التي يحتاجها عملك وإدارتها وتتبعها.
يمكن لمدخلي البيانات إدخال المعلومات في جداول البيانات أو مستندات الكلمات أو برامج الشركة. قد يكونون مسؤولين أيضًا عن مسح المستندات ضوئيًا. هناك العديد من الأنواع المختلفة من وظائف مدخل البيانات ، والتي يمكن أن تشمل "المبرمجين" و "الطابعين" و "الناسخين" و "معالجات النصوص" ، بالإضافة إلى مواضع "إدخال البيانات" المباشرة. يمكن أن يكونوا موظفين بالساعة أو بأجر ، ولكن يمكن أن يكونوا أيضًا مقاولين يتم الدفع لهم عن طريق المشروع أو بضربات المفاتيح لكل كلمة أو الكلمات الرئيسية في الدقيقة أو الكلمات الرئيسية في الساعة.
- أنواع وظائف مدخل البيانات
هناك عدة أنواع مختلفة من وظائف مدخل البيانات التي تستأجرها المؤسسات عادةً. قد تختلف المسميات والأدوار الوظيفية بناءً على صاحب العمل وصناعة الشركة والاحتياجات المحددة للعلامة التجارية. تتضمن بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لعناوين وظائف مدخل البيانات ما يلي:
مدخل بيانات ، حيث تتضمن الوظيفة إدخال المعلومات الأساسية من تنسيق إلى آخر ، غالبًا من خلال الكتابة
مساعد مدخل بيانات ، حيث يقوم مساعد مدخل البيانات بمسحها ضوئيًا في أنظمة برامج الكمبيوتر ، غالبًا من النسخ المطبوعة أو المستندات المادية
مؤكد بيانات ، حيث تتضمن الوظيفة عادةً الاستماع إلى تسجيلات صوتية أو فيديو ونسخ المعلومات إلى تنسيق نصي ؛ هذا يركز على الكلمات بدلاً من التركيز على البيانات الرقمية
مساعد مدخل بيانات ، حيث يقوم مساعد مدخل البيانات بمسحها ضوئيًا في أنظمة برامج الكمبيوتر ، غالبًا من النسخ المطبوعة أو المستندات المادية
مؤكد بيانات ، حيث تتضمن الوظيفة عادةً الاستماع إلى تسجيلات صوتية أو فيديو ونسخ المعلومات إلى تنسيق نصي ؛ هذا يركز على الكلمات بدلاً من التركيز على البيانات الرقمية
- ماهو مدخل البيانات؟
مدخل البيانات هو شخص يعمل إما كموظف أو متعاقد خارجي للتعامل مع الأعمال الإدارية والمهام الكتابية الروتينية لتحديث البيانات أو إضافتها إلى نظام كمبيوتر أو قاعدة بيانات. مسؤوليتهم الأساسية ، بصرف النظر عن إدخال البيانات ، هي ضمان دقة البيانات.
قد يتضمن ذلك إدخال البيانات من النسخ المطبوعة والمستندات الورقية في قاعدة البيانات ، عادةً باستخدام لوحة المفاتيح. غالبًا ما يستخدم مدخل البيانات البيانات لوحات المفاتيح المصممة خصيصًا لمدخل البيانات ، والتي تحتوي على مفاتيح وألوان خاصة للمساعدة في زيادة السرعة. يتم أيضًا إنشاء العديد من لوحات المفاتيح هذه مع وضع بيئة العمل في الاعتبار نظرًا لأن مدخل البيانات غالبًا ما يقضون وقتًا طويلاً في العمل على لوحة المفاتيح.
تعد السرعة والدقة من السمات المهمة التي يجب أن يتمتع بها مدخل البيانات ، حيث يمكنهم زيادة إنتاج المتخصص مع ضمان صحة البيانات بالكامل.
- ماهو عمل مدخل البيانات؟
يتعامل مدخل البيانات مع كتابة البيانات الروتينية والمهام الكتابية التي تتضمن تحديث أو إدخال بيانات جديدة في قواعد بيانات الشركة.
المسؤولية الأساسية هي ضمان دقة البيانات. إنهم بحاجة إلى التأكد من أن قاعدة البيانات الحالية للشركة تحتوي على معلومات دقيقة وحديثة حتى تتمكن الشركة من التصرف بناءً على البيانات الصحيحة. من الشائع أيضًا أن يساعد مدخل البيانات في إدارة الشؤون المالية في مهام مثل حسابات القبض ، ومعالجة المدفوعات ، ومراجعة ومعالجة مرتجعات أوامر الشراء.
المسؤوليات ومهام مدخل البيانات
هناك مسؤوليات مشتركة أخرى قد يضطلع بها مدخلي البيانات ، اعتمادًا على دورهم الوظيفي المحدد والشركة التي وظفتهم. وتشمل هذه ما يلي:
- جمع البيانات وإدخالها في قواعد بيانات الشركة
- الحفاظ على قاعدة بيانات عن طريق تحديث المعلومات بشكل مستمر ، بما في ذلك إدخال بيانات العميل في الآلات الحاسبة الأبجدية الرقمية باستخدام لوحة المفاتيح أو الماسح الضوئي
- مراجعة سجلات العملاء والأعمال للتأكد من دقتها ومقارنتها بالبيانات الجديدة التي تم الحصول عليها وتحرير البيانات أو إضافتها أو حذفها حسب الحاجة
- إجراء عمليات النسخ الاحتياطي وتنزيل المعلومات لأغراض حفظ البيانات
- استرداد السجلات والملفات من قاعدة البيانات لتقديمها إلى أعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة
- تنظيم السجلات الورقية أو الملاحظات بعد إدخال البيانات للتخزين أو الأرشفة أو التمزيق
- تنظيم السجلات الرقمية وفق معايير العميل
- إدخال معلومات الحساب أو العميل عند تقديم معلومات جديدة للشركة
- الحفاظ على جميع سياسات الشركة وتقنيات إدخال البيانات والإجراءات المتعلقة بتحميل البيانات
- الالتزام بالمواعيد التي تحددها المنظمة
- مسح المستندات والملفات ضوئيًا وتحميلها في قواعد بيانات الشركة أو أرشيفها
- تحويل الصوت أو الفيديو إلى مستندات نصية
- المساعدة في بناء أنظمة إدارة البيانات أو مراجعة أنظمة إدارة البيانات الحالية
- توليد التقارير على أساس البيانات المجمعة
- استخدام معالجة الكلمات أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو أنظمة برامج الكمبيوتر الأخرى بالإضافة إلى المعدات المكتبية مثل لوحات المفاتيح الخاصة والطابعات والماسحات الضوئية
- قد يُطلب منه معالجة أعمال إدارية أخرى اعتمادًا على الشركة والخبرة المحددة للكاتب
- تحضير بيانات المصدر لإدخال قاعدة البيانات من خلال تجميع المعلومات وتنظيمها
- يؤمن البيانات عن طريق معالجة النسخ الاحتياطية لقاعدة البيانات والتأكد من عمل النسخ الاحتياطية
- تطهير الملفات للتخلص من تكرار البيانات ، مثل حسابات العملاء المكررة ، ودمج البيانات من مصادر متعددة في قاعدة بيانات واحدة
- اختبارات التغييرات في الحساب ونظام العميل والترقيات عن طريق إدخال بيانات جديدة
- المساهمة في العمل الجماعي من خلال تولي المهام الأخرى ذات الصلة حسب الحاجة من قبل المنظمة
- يحافظ على سرية جميع البيانات ، بما في ذلك المعلومات التجارية وبيانات العملاء
- ضمان الوقت المناسب لجميع عمليات إدخال البيانات
- مراقبة وتحديث البيانات الموجودة عند الحاجة
- استرجاع البيانات لأعضاء الفريق عند الطلب
- إجراء عمليات بحث عن البيانات
- الالتزام بالنسخ الاحتياطية الأمنية والفحوصات الدورية لضمان سلامة البيانات المخزنة
مهارات ومؤهلات ومتطلبات مدخل البيانات
مهارات ومؤهلات مدخل البيانات
سيكون لمدخل البيانات الناجح العديد من المهارات والمؤهلات المطلوبة ومهام لهذه الوظيفة. بعض هذه قد تشمل:
القدرة على العمل بشكل فردي أو العمل مع فريق
القدرة على اتخاذ الاتجاه لفظيا
مهارات الكتابة الدقيقة وإدخال البيانات
اهتمام ممتاز بالتفاصيل
مهارات الاتصال والتنظيم
معرفة برامج الكمبيوتر الأساسية
فهم القواعد
مهارات خدمة العملاء الممتازة
القدرة على اتخاذ الاتجاه لفظيا
مهارات الكتابة الدقيقة وإدخال البيانات
اهتمام ممتاز بالتفاصيل
مهارات الاتصال والتنظيم
معرفة برامج الكمبيوتر الأساسية
فهم القواعد
مهارات خدمة العملاء الممتازة
- متطلبات الدراسة والتدريبات وتعليم
مدخل لديه على الأقل دبلوم المدرسة الثانوية. في بعض الحالات ، يفضل المتقدم لوظيفة حاصل على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو في مجال ذي صلة. قد تكون الشهادة لبرامج كمبيوتر معينة أيضًا شرطًا لهذا المنصب. يمكن لمقدم طلب الوظيفة أيضًا الحصول على شهادة تثبت عدد الكلمات التي يمكنهم كتابتها في الدقيقة.
الوصف الوظيفي لـ مدخل البيانات
مدخل البيانات ، أو كاتب البيانات ، هو شخص يقوم بتحديث وإدخال المعلومات في قاعدة بيانات الشركة. تشمل المسؤوليات الرئيسية لمدخل البيانات تصدير البيانات إلى قواعد بيانات الكمبيوتر ، وإجراء عمليات البحث عن البيانات ، وحفظ المستندات الرقمية بشكل مناسب.
استنتاج
قبل أن تبدأ في البحث عن مدخل بيانات ، فكر في المهام التي ستحتاج إلى القيام بها والأدوار التي ترغب في أن يقوموا بها. حدد ما إذا كنت ترغب في أن يكونوا في المكتب أو عن بُعد ، وما هي ميزانيتك التي تريدها.